La gestion des documents RH représente un défi pour les entreprises modernes, mais l’avènement de MyPeopleDoc apporte une réponse concrète à cette problématique. Cette plateforme transforme votre façon de gérer les bulletins de paie, contrats et autres fichiers administratifs. Découvrez tout sur ses fonctionnalités et avantages
Coffre-fort numérique PeopleDoc : qu’est-ce que c’est ?
Créé en 2007 par Jonathan Benhamou et Clément Buyse, MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique RH sécurisé. Il sert d’espace pour la conservation de tous les documents administratifs des salariés comme les bulletins de paie et les contrats de travail.
Devenue une filiale d’UKG (Ultimate Kronos Group) en 2018, la plateforme a pour but de simplifier la vie des entreprises et des collaborateurs. Elle élimine le risque de perte ou les difficultés de recherche des dossiers physiques.
À qui s’adresse PeopleDoc
La solution PeopleDoc convient à toutes les tailles d’entreprises, des PME aux grandes entreprises. Les salariés et collaborateurs sont les premiers concernés. Grâce à la plateforme, ils peuvent accéder à leurs documents administratifs personnels 24h/24 et 7j/ 7.
Les responsables et services RH sont également une cible prioritaire. Ils peuvent s’en servir pour gagner du temps dans la distribution des documents administratifs et assurer la conformité légale de leurs processus.
Les usages essentiels de la plateforme pour une gestion RH moderne sont :
- Réception de bulletins de paie : L’envoi dématérialisé et certifié des fiches de salaire devient sécurisé et instantané.
- Archivage Sécurisé : La plateforme conserve les contrats, avenants, attestations employeur et notes de service.
- Partage sécurisé : Les documents peuvent être transmis entre l’entreprise et le salarié en toute confidentialité.
Les principales fonctionnalités du coffre-fort PeopleDoc
La plateforme MyPeopleDoc intègre plusieurs outils essentiels à la Gestion Électronique de Documents RH (GED RH). Ces fonctionnalités optimisent le flux documentaire complet, du dépôt à la signature.
Stockage et consultation sécurisée des documents RH
Le service offre un espace de stockage généreux, allant jusqu’à 10 Go par utilisateur, soit environ 100 000 PDF. Vous pouvez stocker des fichiers jusqu’à 250 Mo dans votre espace personnel. La plateforme garantit la consultation des fichiers 24h/ 24. L’accès est possible depuis tout appareil numérique ( ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone).
Le système accepte et organise automatiquement des formats variés (PDF, JPG, PNG, GIF, DOCX) par catégorie et date. Les documents sont conservés pour une durée minimale de 50 ans. Cette pérennité légale assure une traçabilité parfaite sans stress de recherche physique.
Signature électronique et partage de documents
MyPeopleDoc intègre la fonctionnalité “My Signatures » qui vous permet de signer des documents officiels, comme des contrats ou des avenants, directement sur la plateforme. L’intégration de la signature électronique réduit les délais de traitement des documents RH de manière significative. Le partage de documents avec l’employeur s’effectue via un lien sécurisé généré dans l’espace personnel
Intégration avec d’autres solutions RH
MyPeopleDoc facilite grandement son intégration avec la majorité des Systèmes d’Information en Ressources Humaines (SIRH) existants. La plateforme dispose d’une API ouverte pour garantir une compatibilité maximale.
- UKG HR Service Delivery : Intégration native avec l’écosystème UKG
- Rue de la Paye : Connexion directe pour automatiser le dépôt des bulletins
- Nibelis : Synchronisation avec votre logiciel de paie
- Sage, Cegid, Silae : Compatibilité avec les principales solutions du marché
- API ouverte : Connectivité avec votre SIRH existant via des fichiers CSV encodés en UTF-8
Accès après départ de l’entreprise : vos droits et démarches
Votre coffre-fort reste personnel et accessible à vie, même après votre départ. La connexion avec votre ancien employeur est suspendue automatiquement, mais vous conservez tous les documents stockés précédemment sans limitation de durée.
Aucune démarche complexe n’est nécessaire pour conserver l’accès au compte MyPeopleDoc et l’accès se fait toujours via le portail de connexion habituel. Si votre nouvel employeur utilise MyPeopleDoc, vous continuez avec le même compte.
Comment s’inscrire sur PeopleDoc ?
L’adhésion au service MyPeopleDoc est toujours initiée par l’employeur qui souscrit au service. Le processus d’activation du compte pour le salarié est sécurisé et nécessite plusieurs étapes.
- Votre employeur vous envoie une invitation par e-mail avec un code d’activation unique
- Vous cliquez sur le lien reçu dans votre messagerie professionnelle ou personnelle
- Vous renseignez vos informations personnelles dans le formulaire d’inscription
- Vous créez un mot de passe sécurisé pour protéger votre espace
- Vous validez votre compte en confirmant votre adresse e-mail
- Vous activez l’authentification à deux facteurs pour renforcer la sécurité
Tarifs coffre fort peopledoc
L’offre standard est accessible à seulement 3 € par utilisateur pour les petites et moyennes entreprises entreprises, entièrement gratuite pour les salariés, et personnalisée sur devis pour les grandes entreprises.
Sécurité, confidentialité et conformité RGPD
MyPeopleDoc applique des protocoles de sécurité stricts pour protéger vos données sensibles. La plateforme respecte les normes ISO 27001 et garantit une conformité totale au RGPD. Les serveurs se situent dans des centres de données sécurisés en Europe. Des audits réguliers vérifient la robustesse du système de protection.
L’authentification à deux facteurs ajoute une couche de sécurité supplémentaire. La plateforme conserve un registre de toutes les actions pendant 30 jours minimum. Votre employeur n’accède jamais aux documents personnels de votre coffre-fort et vous restez le seul propriétaire de votre espace personnel sécurisé.
Alternatives et outils RH complémentaires à PeopleDoc
Digiposte
Digiposte représente le coffre-fort numérique de référence proposé par La Poste. Cette solution française offre un espace personnel gratuit d’1 Go pour les particuliers. Vous récupérez automatiquement vos documents auprès de nombreux organismes (impôts, CAF, employeurs).
La plateforme garantit un archivage conforme pendant 50 ans avec une valeur probante reconnue. L’interface intuitive permet de classer et partager vos justificatifs en toute sécurité. Les entreprises choisissent Digiposte pour sa reconnaissance institutionnelle et sa conformité réglementaire.
Lucca
Lucca développe une suite complète de logiciels RH pour simplifier la gestion administrative. Le module Bulletins de paie dématérialise la distribution des fiches de salaire. Vous bénéficiez d’une solution 100% française pensée pour les PME et ETI.
L’ergonomie soignée facilite l’adoption par les collaborateurs et les services RH. Lucca s’intègre naturellement avec les principaux logiciels de paie du marché. La plateforme propose également des modules pour les congés, notes de frais et autres processus administratifs.
Eurecia
Eurecia propose un SIRH SaaS dédié aux PME et ETI françaises. Le coffre-fort numérique s’intègre directement dans le portail RH des collaborateurs. Vous bénéficiez d’un partenariat avec Digiposte pour garantir la conformité de l’archivage.
La solution combine gestion des congés, notes de frais et distribution des bulletins. L’éditeur toulousain offre un support client réputé pour sa proximité et sa réactivité. Eurecia se distingue par sa simplicité de déploiement et son interface web accessible.
DocuSign
DocuSign révolutionne la signature électronique des documents professionnels avec une solution reconnue mondialement. Vous signez et faites signer vos contrats en quelques clics depuis n’importe quel appareil. La plateforme garantit la validité juridique des signatures numériques dans plus de 180 pays.
Les flux de signature automatisés accélèrent considérablement vos processus administratifs. DocuSign s’intègre avec MyPeopleDoc pour compléter votre écosystème de gestion documentaire. Les entreprises choisissent cet outil pour réduire les délais de validation des documents RH.
Vos questions, nos réponses sur le coffre-fort PeopleDoc
Le service reste gratuit pour les salariés. Votre employeur prend en charge les frais d’abonnement. Vous bénéficiez de 10 Go d’espace personnel sans frais supplémentaires. L’accès à vie à vos documents est inclus dans l’offre standard.
Cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Un lien de réinitialisation arrive sur votre adresse e-mail. Vous créez ensuite un nouveau mot de passe sécurisé. La procédure prend moins de 5 minutes.
Vous archivez vos bulletins de paie, contrats de travail et avenants. Les attestations employeur, notes de service et documents de formation sont acceptés. Vous ajoutez également des fichiers personnels dans votre espace privé. Le format PDF reste le plus couramment utilisé.
Activez l’authentification à deux facteurs dans les paramètres de sécurité. Choisissez un mot de passe complexe mélangeant lettres, chiffres et caractères spéciaux. Ne partagez jamais vos identifiants avec des tiers. Vérifiez régulièrement l’historique des connexions à votre compte.
Chaque utilisateur dispose de 10 Go d’espace de stockage gratuit. Cette capacité permet de stocker environ 100 000 fichiers PDF. Les documents individuels acceptés font jusqu’à 250 Mo. L’espace suffit largement pour toute une carrière professionnelle.
MyPeopleDoc fonctionne sur tous les appareils connectés. L’application mobile existe pour iOS et Android. La version web s’adapte automatiquement aux écrans de smartphones et tablettes.
Vérifiez d’abord votre dossier de courriers indésirables ou spam. Contactez votre service RH pour confirmer l’adresse e-mail enregistrée. Demandez un nouvel envoi du code d’activation si nécessaire. Le support technique MyPeopleDoc intervient en cas de problème persistant.