Au fil de sa carrière, un salarié accumule des dizaines de documents administratifs (bulletins de paie, contrats, attestations) dont la gestion devient vite compliquée. MyPeopleDoc centralise et sécurise ces fichiers dans un coffre-fort numérique accessible en ligne. Voici comment l’activer et l’utiliser en toute sécurité.
L’essentiel à retenir sur le coffre-fort MyPeopleDoc
| Critère | Détail |
|---|---|
| 🏢 Éditeur | PeopleDoc, intégré au groupe UKG HR Service Delivery |
| 🔐 Activation | invitation envoyée par l’employeur avec code d’activation |
| 📂 Documents stockés | bulletins de paie, contrats, attestations, documents fiscaux |
| 💾 Capacité de stockage | 10 Go par utilisateur |
| ⏳ Durée de conservation | jusqu’à 50 ans pour les bulletins de paie |
| 🛡️ Sécurité | Chiffrement AES 256 bits, certification ISO 27001, conformité RGPD |
| 💶 Tarif | À partir de 3 €/mois/utilisateur (pris en charge par l’entreprise) |
| 📱 Accessibilité | Ordinateur, tablette, smartphone |
| ✅ Valeur légale | Archivage à valeur probante reconnu en France |
| 📧 Accès après départ | Maintenu selon les règles fixées par l’employeur |
Qu’est-ce que le coffre-fort PeopleDoc (MyPeopleDoc) ?
Lancé en 2007 et désormais intégré au groupe UKG, MyPeopleDoc est l’un des acteurs majeurs de la dématérialisation RH en France. La plateforme est destinée aux profils d’utilisateurs suivants :
- Les salariés : pour consulter et conserver leurs documents, même après un changement d’employeur.
- Les services RH et entreprises : pour automatiser la distribution des paies et respecter les obligations légales (RGPD, CPA).
Comment activer et accéder à votre compte MyPeopleDoc ?
Vous ne pouvez pas créer de compte de votre propre initiative. Seul votre employeur peut déclencher l’ouverture du service.
Activer son compte avec le code d’activation
Voici les étapes d’activation de votre compte MyPeopleDoc :
- Réception de l’e-mail d’invitation : votre employeur vous envoie un message depuis une adresse noreply@mypeopledoc.com ou le domaine de l’entreprise
- Saisie du code d’activation : cliquez sur le lien fourni dans l’e-mail et saisissez le code d’activation
- Création d’un mot de passe sécurisé : Il doit comporter un minimum de 8 caractères et inclure au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial
- Validation du compte : un message de confirmation est envoyé une fois l’activation terminée.
Se connecter à son espace personnel
Une fois le compte activé, la connexion se fait via le portail de votre entreprise. Votre identifiant est votre adresse e-mail de contact. Si votre entreprise utilise un système SSO (Single Sign-On) via Azure AD ou Okta, la connexion se fera par le portail interne et non par la page de connexion standard.
La plateforme est accessible depuis n’importe quel support : ordinateur, tablette ou smartphone. En cas de double authentification activée par votre entreprise, un code unique vous sera demandé en plus de votre mot de passe.
Les problèmes de connexion et solutions courantes
Mot de passe oublié ou identifiants perdus
Pour réinitialiser votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Entrez votre adresse e-mail et vérifiez votre boîte de réception (y compris les spams). Le lien de réinitialisation expire rapidement, agissez donc sans tarder. Si votre entreprise utilise le SSO, cette réinitialisation locale ne fonctionnera pas.
Il faudra passer par votre portail d’entreprise ou contacter le service RH directement. En cas d’oubli de l’adresse e-mail elle-même, essayez successivement votre adresse professionnelle et personnelle. Si aucune ne fonctionne, le service RH dispose des outils pour débloquer ou régénérer l’accès administrativement.
Problèmes d’affichage ou de téléchargement
Quelques vérifications simples suffisent souvent :
- Mettez votre navigateur à jour (Chrome ou Microsoft Edge).
- Videz le cache puis reconnectez-vous.
- Désactivez temporairement les bloqueurs de publicité si un PDF ne s’ouvre pas.
- Vérifiez votre connexion internet en cas de téléchargement interrompu.
Les fonctionnalités du coffre-fort numérique PeopleDoc
Consultation et téléchargement des documents RH
Depuis l’onglet “Mes documents”, vous pouvez retrouver et télécharger en PDF tous les fichiers déposés par votre employeur.
- Les bulletins de paie classés par date
- Les contrats de travail et avenants dans l’espace « Documents contractuels »
- Les attestations employeur (Pôle Emploi, de salaire, de présence)
- Les documents fiscaux et administratifs : relevés de carrière, certificats de formation, notes de frais validées.
Stockage sécurisé et archivage à long terme
Les documents bénéficient d’unarchivage à valeur probante. Chaque document déposé bénéficie d’un scellement numérique garantissant son intégrité. Aucune modification n’est possible après le dépôt dans le coffre-fort. Chaque utilisateur dispose de 10 Go d’espace de stockage. Vous pouvez stocker des fichiers jusqu’à 250 Mo dans votre espace personnel. Les bulletins de paie peuvent être conservés jusqu’à 50 ans.
Signature électronique et partage de documents
MyPeopleDoc intègre la fonctionnalité “My Signatures » qui vous permet de signer des documents officiels, comme des contrats ou des avenants, directement sur la plateforme.
L’intégration de la signature électronique réduit les délais de traitement des documents RH. Le partage de documents avec l’employeur s’effectue via un lien sécurisé généré dans l’espace personnel.
Intégration avec d’autres solutions RH
Avec son API ouverte, MyPeopleDoc s’intègre facilement à la majorité des Systèmes d’Information en Ressources Humaines (SIRH) existants
- UKG HR Service Delivery
- Rue de la Paye
- Nibelis
- Sage, Cegid, Silae
Que devient votre compte après votre départ de l’entreprise ?
Le compte personnel reste accessible après la fin du contrat de travail. Les documents déposés par l’employeur sont consultables sur 5 ans après votre départ ou de façon limitée dans le temps. Avant votre dernier jour, téléchargez l’intégralité de vos documents.
Assurez-vous également que votre compte est lié à une adresse email personnelle et non professionnelle pour conserver un accès après la désactivation de votre messagerie d’entreprise.
Les bénéfices de PeopleDoc pour les salariés et les entreprises
Avantages pour les salariés
- Accès permanent aux documents : fini les recherches dans des cartons ou les relances au service RH pour obtenir un vieux bulletin de paie.
- Sécurité renforcée : les données sont chiffrées et hébergées en France, dans des datacenters certifiés.
- Centralisation des documents importants : contrats, bulletins, attestations, tout est au même endroit.
- Simplicité d’utilisation : l’interface est pensée pour être accessible à tous, sans compétences techniques particulières.
Avantages pour les entreprises
- Réduction des coûts d’impression : la dématérialisation des bulletins de paie supprime les frais d’affranchissement et d’impression.
- Gain de temps pour les équipes RH : l’automatisation de la distribution documentaire libère jusqu’à 40 % du temps consacré à l’archivage manuel.
- Conformité réglementaire : la plateforme assure le respect du RGPD et des obligations légales de conservation des documents.
- Automatisation des processus documentaires : de l’onboarding à l’offboarding, les workflows peuvent être entièrement configurés sans intervention manuelle.
Sécurité et conformité juridique de MyPeopleDoc
La plateforme s’appuie sur plusieurs dispositifs de sécurité cumulés pour protéger vos données :
- Hébergement sécurisé : les serveurs sont situés en France, dans des infrastructures certifiées ISO 27001, avec une redondance géographique garantissant une disponibilité supérieure à 99,99 %.
- Chiffrement des données : chaque document bénéficie d’un chiffrement AES 256 bits au repos, et les transferts sont protégés par le protocole SSL/TLS.
- Authentification renforcée : la double authentification ajoute une couche de protection supplémentaire via Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou SMS.
- Conformité RGPD : les salariés peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’effacement directement depuis leur espace personnel.
Prix de l’abonnement au coffre-fort MyPeopleDoc
Le prix de l’abonnement est de 3 € par mois et par collaborateur. La souscription à MyPeopleDoc est initiée et financée par l’entreprise, et non par le salarié. Ce modèle est dégressif selon la taille de l’effectif. Plus l’entreprise compte de salariés, plus le coût unitaire diminue.
Alternatives et outils RH complémentaires à PeopleDoc
Digiposte
Digiposte représente le coffre-fort numérique de référence proposé par La Poste. Cette solution française offre un espace personnel gratuit d’1 Go pour les particuliers. Vous récupérez automatiquement vos documents auprès de nombreux organismes (impôts, CAF, employeurs).
La plateforme garantit un archivage conforme pendant 50 ans avec une valeur probante reconnue. L’interface intuitive permet de classer et partager vos justificatifs en toute sécurité. Les entreprises choisissent Digiposte pour sa reconnaissance institutionnelle et sa conformité réglementaire.
Lucca
Lucca développe une suite complète de logiciels RH pour simplifier la gestion administrative. Le module Bulletins de paie dématérialise la distribution des fiches de salaire. Vous bénéficiez d’une solution 100% française pensée pour les PME et ETI.
L’ergonomie soignée facilite l’adoption par les collaborateurs et les services RH. Lucca s’intègre naturellement avec les principaux logiciels de paie du marché. La plateforme propose également des modules pour les congés, notes de frais et autres processus administratifs.
Eurecia
Eurecia propose un SIRH SaaS dédié aux PME et ETI françaises. Le coffre-fort numérique s’intègre directement dans le portail RH des collaborateurs. Vous bénéficiez d’un partenariat avec Digiposte pour garantir la conformité de l’archivage.
La solution combine gestion des congés, notes de frais et distribution des bulletins. L’éditeur toulousain offre un support client réputé pour sa proximité et sa réactivité. Eurecia se distingue par sa simplicité de déploiement et son interface web accessible.
DocuSign
DocuSign révolutionne la signature électronique des documents professionnels avec une solution reconnue mondialement. Vous signez et faites signer vos contrats en quelques clics depuis n’importe quel appareil. La plateforme garantit la validité juridique des signatures numériques dans plus de 180 pays.
Les flux de signature automatisés accélèrent considérablement vos processus administratifs. DocuSign s’intègre avec MyPeopleDoc pour compléter votre écosystème de gestion documentaire. Les entreprises choisissent cet outil pour réduire les délais de validation des documents RH.
